TUTKUN ELEKTRİK BAKIM VE RAPOR TAKİP PORTALI KVKK, GİZLİLİK, BİLGİ GÜVENLİĞİ VE KULLANIM ONAY METNİ Bu metin, Tutkun Elektrik Bakım ve Rapor Takip Portalı'na ("Sistem") giriş yapan tüm kullanıcıların; kişisel verilerinin işlenmesi, saklanması ve korunması, sistemin kullanım koşulları, bilgi güvenliği, yetkilendirme, rapor ve dokümanların gizliliği ile kullanıcıların sorumlulukları hakkında bilgilendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır. Sisteme giriş yapan kullanıcı, aşağıdaki hükümleri okuduğunu, anladığını ve sistemin kullanım şartlarını kabul ettiğini beyan eder. 1. VERİ SORUMLUSU Sistem kapsamında işlenen kişisel veriler bakımından ilgili mevzuat uyarınca veri sorumlusu konumunda bulunan Tutkun Elektrik ve/veya yetkilendirilmiş ilgili şirket birimleri tarafından gerekli teknik ve idari tedbirler uygulanmaktadır. Kişisel veriler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK"), ilgili ikincil mevzuat ve yürürlükte bulunan diğer mevzuata uygun olarak işlenmektedir. 2. İŞLENEBİLECEK KİŞİSEL VERİLER Sistemin çalışma amacı ve kullanıcı yetkileri kapsamında aşağıdaki veriler işlenebilir: • Ad ve soyad • Telefon numarası • Görev ve/veya mesleki bilgiler • Çalışılan hastane veya tesis bilgileri • Kullanıcı rolü ve yetki bilgileri • Sistem giriş ve çıkış bilgileri • IP adresi • İşlem tarih ve saatleri • Sistemde gerçekleştirilen işlem kayıtları • Yüklenen fotoğraf ve belgeler • Bakım, kontrol, ölçüm ve raporlama kapsamında oluşturulan bilgiler • Kullanıcının sisteme girdiği diğer iş ile ilgili bilgiler Sistem kapsamında hastane, tesis, elektrik altyapısı, trafo, pano, bakım, ölçüm ve teknik denetim faaliyetlerine ilişkin kurumsal ve teknik bilgiler de işlenebilir. 3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI Toplanan ve sistem içerisinde oluşturulan veriler; • Elektrik bakım ve denetim faaliyetlerinin yürütülmesi • Bakım ve ölçüm çalışmalarının kayıt altına alınması • Teknik raporların hazırlanması • Hastane ve tesis bazında bakım geçmişinin takip edilmesi • Teknik personel görevlendirmelerinin ve yetkilendirmelerinin yönetilmesi • Yapılan işlemlerin doğrulanması • Fotoğraf ve teknik belgelerin kayıt altına alınması • Raporların hazırlanması ve arşivlenmesi • Sistem güvenliğinin sağlanması • Kullanıcıların yetkilendirilmesi • Sistem üzerinde gerçekleştirilen işlemlerin denetlenmesi • Teknik sorunların tespit edilmesi ve giderilmesi • Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi • İş süreçlerinin yürütülmesi ve geliştirilmesi amaçlarıyla işlenebilir. 4. VERİLERİN SAKLANMASI VE GÜVENLİĞİ Sistemde bulunan bilgiler, yalnızca yetkilendirilen kullanıcıların erişebileceği şekilde teknik ve idari güvenlik önlemleri altında tutulur. Kullanıcıların görev ve yetkilerine göre sistem içerisinde farklı erişim seviyeleri uygulanabilir. Sistem üzerinde gerçekleştirilen giriş, görüntüleme, yükleme, değiştirme, onaylama ve benzeri işlemler güvenlik ve denetim amacıyla kayıt altına alınabilir. Verilerin yetkisiz kişiler tarafından ele geçirilmesini, değiştirilmesini, silinmesini veya erişilmesini önlemek amacıyla uygun güvenlik tedbirleri uygulanmaktadır. 5. VERİLERİN ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASI Sistem içerisinde bulunan bilgiler, görev ve yetkisi bulunmayan kişilerle paylaşılmaz. Kişisel veriler ve sistem içerisindeki bilgiler; kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi gereken durumlar ve hizmetin yürütülmesi için gerekli olan yetkilendirilmiş hizmet sağlayıcıları dışında izinsiz olarak üçüncü kişilerle paylaşılmaz. Sistemin teknik altyapısının işletilmesi, sunucu hizmetleri, veri depolama, güvenlik, bakım, yazılım geliştirme veya benzeri teknik hizmetlerin alınması durumunda, ilgili hizmet sağlayıcılarla gerekli güvenlik ve gizlilik yükümlülükleri kapsamında çalışılabilir. 6. KULLANICI HESABI VE GÜVENLİK Kullanıcıya tanımlanan telefon numarası, doğrulama kodu ve/veya diğer giriş bilgilerinin güvenliğinden kullanıcı sorumludur. Kullanıcı; • Kendisinin adına tanımlanan hesabı başka bir kişiye kullandıramaz • Doğrulama kodunu veya giriş bilgilerini başka kişilerle paylaşamaz • Başka bir kullanıcının hesabına erişmeye çalışamaz • Yetkisi bulunmayan verilere erişemez • Sistem güvenliğini tehlikeye atacak işlemler gerçekleştiremez • Sistem üzerinde bulunan bilgileri izinsiz şekilde kopyalayamaz, dışarı aktaramaz veya üçüncü kişilerle paylaşamaz 7. HASTANE VE TEKNİK VERİLERİN GİZLİLİĞİ Sistem içerisinde bulunan hastane, tesis, trafo, pano, elektrik altyapısı, bakım, ölçüm, teknik rapor, fotoğraf, belge ve benzeri bilgiler kurumsal ve gizli bilgiler niteliğinde olabilir. Kullanıcı, görev ve yetkisi kapsamında eriştiği bu bilgileri yalnızca iş amacıyla kullanacağını ve yetkisi olmayan kişilerle paylaşmayacağını kabul eder. 8. FOTOĞRAF VE BELGE YÜKLEMELERİ Kullanıcı tarafından sisteme yüklenen fotoğraf, belge, bakım dokümanı, ölçüm sonucu ve diğer dosyaların iş amacıyla ve görev kapsamında yüklenmesi gerekir. Kullanıcı, sisteme yüklediği içeriklerin hukuka aykırı olmamasından ve görev kapsamında kullanılmasına yetkili olmasından sorumludur. 9. SİSTEMİN İZLENMESİ VE KAYIT ALTINA ALINMASI Bilgi güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın önlenmesi, teknik problemlerin tespit edilmesi ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla sistem üzerindeki kullanıcı hareketleri kayıt altına alınabilir. Bu kayıtlar arasında giriş zamanı, çıkış zamanı, IP adresi, gerçekleştirilen işlemler, erişilen kaynaklar ve sistem güvenliği açısından gerekli diğer teknik kayıtlar bulunabilir. 10. KULLANICI SORUMLULUĞU Kullanıcı, sisteme yalnızca kendisine verilen görev ve yetkiler kapsamında erişeceğini kabul eder. Kullanıcının; • Yetkisini aşarak bilgiye erişmesi • Başka kullanıcıların hesaplarını kullanması • Bilgileri izinsiz şekilde paylaşması • Sistem verilerini izinsiz olarak dışarı aktarması • Sistem güvenliğini bozacak girişimlerde bulunması • Kasıtlı olarak yanlış veya yanıltıcı bilgi girmesi • Sisteme zararlı yazılım veya benzeri içerik aktarması yasaktır. 11. ERİŞİM YETKİLERİ Kullanıcıların sistem içerisindeki erişim yetkileri görev ve sorumluluklarına göre belirlenir. Bir kullanıcının yalnızca kendi görev alanındaki hastane, tesis, bakım türü, rapor veya belgelere erişebilmesi sağlanabilir. Yetkili yöneticiler, iş süreçlerinin gerektirdiği durumlarda kullanıcıların erişim yetkilerini değiştirebilir, sınırlandırabilir veya kaldırabilir. 12. VERİLERİN SAKLAMA SÜRESİ Kişisel veriler ve sistem kayıtları, işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri dikkate alınarak muhafaza edilir. Saklama süresinin sona ermesi veya verilerin tutulmasını gerektiren hukuki ve iş gerekçelerinin ortadan kalkması halinde ilgili veriler mevzuata uygun şekilde silinebilir, yok edilebilir veya anonim hale getirilebilir. 13. KVKK KAPSAMINDA İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI KVKK'nın 11. maddesi kapsamında ilgili kişiler; • Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme • Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme • Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme • Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme • KVKK'da öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme • Yapılan düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme • Kanuna aykırı olarak kişisel verilerin işlenmesi nedeniyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir. 14. AÇIK RIZA Kanunen açık rıza alınmasını gerektiren veri işleme faaliyetleri bakımından, ilgili kişinin ayrıca ve özgür iradesiyle açık rızası alınır. Sisteme giriş için zorunlu olan veri işleme faaliyetleri ile açık rızaya tabi olan faaliyetler mümkün olduğu ölçüde birbirinden ayrı değerlendirilir. Kullanıcı, kendisine sunulan açık rıza seçeneklerini okuyarak ilgili tercihlerini ayrıca belirleyebilir. 15. BİLGİ GÜVENLİĞİ VE TEKNİK TEDBİRLER Sistemin güvenliğinin sağlanması amacıyla uygun görülen teknik ve idari tedbirler uygulanabilir. Bu kapsamda yetkilendirme, erişim kontrolü, kullanıcı doğrulama, şifreleme ve güvenli iletişim protokolleri, sunucu güvenliği, yedekleme, loglama, yetki kontrolü, güvenlik kontrolleri ve sistem güncellemeleri gibi güvenlik uygulamalarından yararlanılabilir. 16. SİSTEMİN KULLANIM AMACI Sistem yalnızca Tutkun Elektrik'in bakım, denetim, ölçüm, raporlama, teknik takip ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi amacıyla kullanılmalıdır. Sistemin kişisel amaçlarla, yetkisiz ticari amaçlarla veya şirket faaliyetleri dışında kullanılması yasaktır. 17. METİNDE DEĞİŞİKLİK YAPILMASI Mevzuat, şirket politikaları, sistem yapısı veya bilgi güvenliği gerekliliklerinde meydana gelebilecek değişiklikler doğrultusunda bu metin güncellenebilir. Güncellenen metin, sistem içerisinde kullanıcıların bilgisine sunulabilir ve gerekli görülmesi halinde kullanıcıların yeniden onayı alınabilir. 18. KULLANICI BEYANI VE ONAYI Sisteme giriş yaparak kullanıcı; • Bu metni okuduğunu ve anladığını • Sistemi yalnızca kendisine verilen görev ve yetkiler kapsamında kullanacağını • Kendisine ait giriş ve doğrulama bilgilerinin güvenliğini sağlayacağını • Sistem içerisinde bulunan kişisel, kurumsal, teknik ve gizli bilgileri yetkisiz kişilerle paylaşmayacağını • Erişim yetkisini aşmayacağını • Sisteme yüklediği bilgi, belge ve fotoğrafları görev kapsamında ve hukuka uygun şekilde kullanacağını • Sistem üzerinde gerçekleştirilen işlemlerin güvenlik ve denetim amacıyla kayıt altına alınabileceğini • KVKK kapsamında sahip olduğu haklar konusunda bilgilendirildiğini • Sistemin kullanım kurallarına ve şirketin bilgi güvenliği politikalarına uyacağını • Mevzuata, şirket prosedürlerine veya sistem güvenliğine aykırı hareket etmesi halinde gerekli idari ve hukuki süreçlerin uygulanabileceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.